Videokonferenzen – Wo anfangen, was beachten?

Die Zusammenarbeit aus der Distanz mittels Videokonferenzen ist eine viel genutzte Lösung in Zeiten von Ausgangsbeschränkungen und Homeoffice – Digitalisierung sei Dank. Auch die Digitalagentur Niedersachsen profitiert von der Nutzung unterschiedlicher Videokonferenzplattformen und konnte in den vergangenen Wochen Erfahrungen mit diversen Systemen in einer Vielzahl an Online-Gesprächen mit Partnern sammeln. Hier möchten wir Ihnen einen generellen Überblick über die Rahmenbedingungen von Videokonferenzplattformen bieten und Ihnen einen weiterführenden Erfahrungsaustausch ermöglichen.

Warum Video statt nur Telefon? Bei einer größeren Zahl an Teilnehmenden in einer Telefonkonferenz gehen wichtige Informationen verloren, die uns sonst in einer persönlichen Gesprächssituation an einem gemeinsamen Ort weiterhelfen würden. So lässt sich der Ort des Sprechers nicht lokalisieren, da alles nur über einen Lautsprecher läuft. Weiterhin hilft ein zustimmendes Nicken am Telefon nicht, sodass viele Teilnehmende verleitet sind, mit einem kurzen „Ja“ aufgenommene Informationen zu bestätigen. Und abschließend fehlen in der Telefonkonferenz Informationen über die Gesprächspartner, die sich aus Gestik und Mimik ablesen lassen.

Zunächst einmal zeigte sich eine breite Vielfalt der bei unseren Partnern im Einsatz befindlichen Plattformen. Selten kam ein und dieselbe Plattform wiederholt zum Einsatz. Die von uns in diesem Rahmen verwendeten Tools waren in wertungsfreier Reihenfolge: Skype for Business und Teams von Microsoft, Zoom, Google Meet, GoToMeeting sowie die kostenfreie Open-Source-Plattform Jitsi.

Bei den meisten dieser Plattformen ist die Installation einer App vor Beginn der Sitzung notwendig. Diese laufen unter Windows 10 üblicherweise mit den bestehenden Nutzerprivilegien, sodass für die Installation in der Regel keine Administratorrechte notwendig sind. Alternativ bieten die Plattformen auch HTML5-basierte, in entsprechenden Browsern lauffähige Alternativen sowie Apps für Mobilgeräte. Auch ein Zuschalten per Festnetz-Einwahlnummer als rein telefonischer Teilnehmer gehört zum Standardangebot.

Technisch liefen alle von uns in den letzten Wochen genutzten Systeme tadellos. Der Funktionsumfang ist sehr ähnlich und abgesehen von kürzeren Aussetzern lief die Übertragung stabil und in ausreichender Qualität. Die genannten Lösungen – außer Jitsi – sind für den/die Organisator/Organisatorin eines Videokonferenzraums ein kostenpflichtiges Angebot, für die weiteren Teilnehmenden in einer geladenen Konferenz entstehen für die Softwarenutzung keine Kosten.

Die Videokonferenzsysteme bieten einige nützliche Funktionen, beispielsweise das Teilen des eigenen Bildschirminhalts oder Ausschnitten davon. Dafür muss die Software natürlich in der Lage sein, jederzeit Bildschirminhalte und Aktivitäten der Nutzer*innen in der laufenden Sitzung einzusehen und über das Internet zu senden – die Systeme dringen also tief in die laufende Betriebssystemumgebung ein. Um diesen Zugriff und die Übertragung sicher zu gewährleisten, ist eine Verschlüsselung der Übertragung notwendig, die von den Anbietern auch angeboten wird. Hier ist dann das Vertrauen in die sichere Umsetzung herstellerseitig notwendig. Eine Möglichkeit dieses Vertrauen herzustellen, bieten Open-Source-Lösungen, bei denen der Quellcode, also die genaue technische Umsetzung, eingesehen werden kann. Daher haben wir mit Jitsi hier auch eine Lösung aufgeführt, die dank dieses Open-Source-Ansatzes auch von niedersächsischen Datenschutzexpert*innen empfohlen wird.

Ein Ausprobieren von Jitsi kann ihr Einstieg in die Videoschalte sein, da dieses Tool kostenlos für spontane, kleinere Videorunden verfügbar ist. Auch wir hatten daher zunächst Jitsi regelmäßig im Einsatz. Unserer Erfahrung nach kann es da aber je nach Browser – empfohlen wird der Einsatz von Chrome – am Desktop-Rechner oder Laptop zu Aussetzern oder Problemen bei der Verbindungsherstellung führen. Problemlos funktionierte für uns der Einsatz mittels der App für Mobilgeräte (Android und iOS).

Abschließend noch einige generelle Empfehlungen:

• Nutzen Sie, wenn möglich, ein Headset – es senkt bauartbedingt die Aufnahme von Störgeräuschen im Raum und verhindert Rückkopplungen durch Raumechos.
• Denken Sie daran, dass die Videokonferenzteilnehmenden sehen, was sich hinter Ihnen befindet.
• Vereinbaren Sie in größeren Runden klare Moderationsregeln wie das Heben einer Hand, wenn Antwortbedarf einer Person entsteht.

So sollte der Erfahrung „Videokonferenz“ nichts mehr im Weg stehen. Welche Erfahrungen haben Sie gesammelt, auch mit noch weiteren Plattformen? Haben Sie noch Fragen? Dann nutzen Sie gerne die Kommentarfunktion unter dem Artikel.    

Autor: Dr. Marian Köller