Etiquette bei Videokonferenzen: Die Dos und Don’ts

Videokonferenzen sind aktuell ein viel genutztes Mittel, um miteinander in Kontakt zu treten und sich auszutauschen – geschäftlich wie privat. Dabei hängt es entscheidend von den Konferenzteilnehmern ab, wie erfolgreich eine Konferenz verläuft. Wir präsentieren einfache Verhaltensregeln und Best Practice, um die Effektivität von Videokonferenzen zu steigern.

Verhaltensregeln in einer Videokonferenz

#1 Technik vorab prüfen: Machen Sie sich vor Beginn der Videokonferenz mit der Technik vertraut und stellen Sie sicher, dass Soft- und Hardware funktionieren. Erfahrungsgemäß sind mehr als die Hälfte aller Verzögerungen in Videokonferenzen auf technische Probleme und mangelnden Sachverstand zurückzuführen!

#2 Rechtzeitig einwählen: Wählen Sie sich rechtzeitig in die Konferenz ein, idealerweise ein bis zwei Minuten vor Beginn der Videokonferenz. So kann das Meeting wie geplant beginnen.

#3 Ausreden lassen: Lassen Sie den aktuell sprechenden Konferenzteilnehmer aussprechen, bevor Sie das Wort ergreifen. Warten Sie auf eindeutige Gesprächspausen.

#4 Störgeräusche vermeiden: Vermeiden Sie Störgeräusche, die die Konferenz beeinträchtigen. Klingelnde Telefone stören in Videokonferenzen genauso wie in klassischen Meetings. Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht selbst sprechen und verwenden Sie Kopfhörer.

#5 Kein Multitasking: Vermeiden Sie es, während einer Konferenz andere Dinge nebenher zu erledigen, auch wenn Sie sich gerade nicht aktiv beteiligen. Auch wenn Sie es nicht meinen: es wird bemerkt, wenn Sie nebenbei essen, „nur kurz Facebook checken“ oder schnell noch die eine E-Mail fertig schreiben.

#6 Vorab anmelden: Informieren Sie den Organisator der Videokonferenz, dass Sie an der Konferenz teilnehmen werden, bestenfalls mindestens einen Werktag vor Beginn der Konferenz. Verwirrung um die Anzahl der Konferenzteilnehmer sorgt immer für Verzögerungen.

#7 Vorher abmelden: Informieren Sie einen anderen Konferenzteilnehmer, wenn Sie nicht an einer Konferenz teilnehmen werden oder können, beispielsweise wegen eines technischen Problems. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass die Konferenzteilnehmer auf Sie warten und sich der Beginn der Konferenz verzögert. Gleiches gilt, wenn Sie die Konferenz frühzeitig verlassen möchten. Ohne entsprechenden Hinweis werden die übrigen Teilnehmer von einem technischen Problem ausgehen und auf Sie warten. Der Fortgang der Konferenz verzögert sich so.

#8 Kamera nutzen: Nutzen Sie eine Kamera, damit die anderen Konferenzteilnehmer Sie sehen können. Das fördert sowohl das Verständnis als auch die Wahrnehmung der Konferenzteilnehmer. Der Kameraausschnitt sollte so gewählt werden, dass Gesicht und Oberkörper gut sichtbar sind, wie bei einem Portaitfoto. Vermeiden Sie schlechte Lichtverhältnisse.

#9 Inhaltlich vorbereiten: Bereiten Sie sich inhaltlich auf die Videokonferenz vor und legen Sie gegebenfalls notwendige Notizen und Ausdrucke vor Beginn der Konferenz bereit.

#10 Zu Beginn vorstellen: Sofern erforderlich und nur wenn diese Aufgabe nicht von einem anderen Konferenzteilnehmer übernommen wird, stellen Sie sich zu Beginn der Videokonferenz kurz vor: Name, Position und Organisation (also z. B. Max Mustermann, Redakteur bei Niedersachsen.digital). Das schafft Awareness. Bei Konferenzen ohne Videoübertragung sollten Sie sich vor jedem Wortbeitrag vorstellen.

#11 Personen direkt adressieren: Möchten Sie eine Person/Personengruppe in einer größeren Gruppe direkt im aktuellen Kontext adressieren, sollten Sie das auch tun. Nennen Sie die Personen/die Gruppe beim Namen.

#12 Desktop vorab aufräumen: Möchten Sie im Verlauf einer Videokonferenz Ihren Desktop mit den anderen Konferenzteilnehmern teilen, beispielsweise weil Sie ein bestimmtes Dokument zeigen wollen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr „virtueller Schreibtisch“ sauber und aufgeräumt ist. Unordentliche, unübersichtliche Desktops gehören so wenig in ein professionelles Meeting wie ein unangemesses Hintergrundbild.

#13 Texte per Mail: Informationen, die schwer mitzuschreiben sind, sollten im Nachgang der Konferenz in Textform mitgeteilt werden, beispielsweise per E-Mail. Solche Informationen sind insbesondere ungewöhnliche Namen und Links.

#14 Mitschnitt erfragen und ankündigen: Sofern Sie einen Mitschnitt der Videokonferenz anfertigen möchten, müssen Sie das vorher ankündigen. Zudem ist aus rechtlichen Gründen vorher die Erlaubnis aller Konferenzteilnehmer einzuholen!

Best Practice bei der Organisation

#1 Agenda festlegen: Legen Sie für jede Videokonferenz vorab eine Agenda fest. Was soll besprochen werden?

#2 Frühzeitig einladen: Laden Sie alle potentiellen Konferenzteilnehmer so früh wie möglich zu der Konferenz ein und bitten Sie sie um eine Teilnahmebestätigung.

#3 Teilnehmerliste führen: Führen Sie eine Teilnehmerliste und halten Sie sie stets aktuell.

#4 Moderation bestimmen: Bestimmen Sie für jede Videokonferenz einen Moderator, der auf die Einhaltung der Regeln durch die Konferenzteilnehmer achtet und notfalls eingreift. Der Moderator achtet zudem auf die Einhaltung der Agenda und kann die Konferenzteilnehmer mit regelmäßigen Fragen aktiv halten.

#5 Handzeichen festlegen: Legen Sie Handzeichen für die wichtigsten Bedürfnisse der Konferenzteilnehmer fest, insbesondere für „Ich möchte sprechen“ und „Finde ich gut/schlecht“.

#6 Kind reminder verschicken: Erinnern Sie die Konferenzteilnehmer kurz vor Beginn der Videokonferenz an den Termin der Videokonferenz. Fügen Sie der Nachricht alle für die Teilnahme erforderlichen Informationen bei, insbesondere die Zugangsdaten.

#7 Max. 90 Minuten: Was für klassische Besprechungen gilt, sollte auch im virtuellen Raum beachtet werden: Eine Konferenz sollte 90 Minuten nicht überschreiten. Danach nimmt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer drastisch ab.

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Weitere Informationen zu Videokonferenzen und den hierfür zur Verfügung stehenden Tools finden Sie in den Beiträgen
– Videokonferenzen – Wo anfangen, was beachten? und
– Videokonferenzsysteme: Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit.