IT-Projekte sind in vielerlei Hinsicht mit Bauprojekten vergleichbar. Ein entscheidender Unterschied ist allerdings, dass im Streitfall weder Auftraggeber noch Auftragnehmer gesetzlich annähernd so gut abgesichert sind. Schriftliche IT-Projektverträge schaffen Abhilfe.
1. Warum ein Vertrag für IT-Projekte?
Größere IT-Projekte sind von der Komplexität, den Kosten und der Laufzeit vergleichbar mit Bauprojekten. In Bauprojekten sind schriftliche Verträge mit den Auftragnehmern (Architekt, Bauunternehmen, Handwerkern, etc.) üblich, um im Falle eines Streits abgesichert zu sein. Im Gegensatz zum IT-Bereich gibt es hierfür jedoch spezielle Regelwerke, z. B. die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) (Ausnahme: EVB-IT für die IT-Beschaffung der öffentlichen Hand).
Aber was gilt eigentlich, wenn vertragliche Vereinbarungen in IT-Projekten fehlen oder diese unzureichend sind? Letztlich die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen. Aber bieten die bestehenden Gesetze einen ausreichenden Rahmen für typische und vor allem atypische IT-Projekte? Die klare Antwort lautet: „Nein!“. Wie lässt sich diese gesetzliche „Regelungslücke“ also schließen? Durch einen schriftlichen Projektvertrag!
2. Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Projektvertrag?
Die klare Antwort lautet: vor Projektbeginn und mit einem ausreichenden zeitlichen Vorlauf. Denn es müssen zum Teil komplexe Regelungen für typische aber auch ganz individuelle Problemfelder eines Projekts gefunden werden, die auch schon vor Projektbeginn nicht immer leicht zu verhandeln sind. Es ist zu bedenken, dass im Streitfall eine Lösung erst recht nicht mehr gefunden werden kann. Können sich die Parteien schon vor Projektbeginn nicht auf die „Spielregeln“ des Projektes einigen, dann ist dies in der Regel keine Basis für eine gedeihliche Zusammenarbeit. Es ist von wesentlicher Bedeutung, dass sich die Parteien zu Beginn auf einen vertraglichen Rahmen einigen, um sowohl für den Streitfall als für eine erfolgreiche Zusammenarbeit klare Regelungen zur Hand zu haben.
3. Vorsorge ist besser als Nachsorge
Eine frühe Einbindung eines Rechtsanwalts und eine sorgfältige Vorbereitung ist empfehlenswert, da vor Projektbeginn Grundsätzliches festgelegt werden sollte:
- Wird nach dem klassischen „Wasserfallmodell“ gearbeitet oder kommen agile Projektmethoden zur Anwendung? Für jede Methode gelten unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen. Es bedarf spezifischer Regelungen, um diese Projektmethoden vertraglich abzubilden.
- Zudem sind organisatorische Vorkehrungen zu treffen, damit das Projekt nach der Unterzeichnung dann auch starten kann. Bei der Nutzung agiler Projektmethoden muss beispielsweise sichergestellt werden, dass alle Projektmitarbeiter ausreichend in der gewählten agilen Projektmethode geschult sind, um damit arbeiten zu können. Ohne praktisches Wissen hierzu scheitert ein Projekt schneller an der Methodik als aus anderen Gründen.
- Wer ist für das Projekt verantwortlich? Wer trägt die Hauptverantwortung für den Projekterfolg und wer arbeitet zu / unterstützt / berät? Besonders bedeutsam ist dies bei komplexen Projekten mit mehr als zwei Parteien.
Es bedarf keiner besonderen Vorstellungskraft sich auszumalen, wie schnell solche Projekte ohne ausreichende Vorbereitung und vertragliche Regelungen im Chaos enden. Und wenn es zum Streitfall kommt, ist es deutlich aufwändiger und kostenintensiver ein Projekt aufzuarbeiten als im Vorfeld einen ordentlichen Projektvertrag auszuhandeln und schriftlich niederzulegen.
Greifen Sie daher besser auf bestehende praktische Erfahrung in der Verhandlung und Ausarbeitung von Verträgen für Ihre IT-Projekte zurück.
Teile des Beitrags wurden erstmals veröffentlicht im Newsblog von LW.P Lüders Warneboldt. Die Veröffentlichung erfolgt mit freundlicher Unterstützung von LW.P Lüders Warneboldt.
